DHIOD 022: Hur du ger feedback som folk tar till sig av [FALLSTUDIE]

Inte komplicerat, men icke heller lätt

I vårt hittills mest fallstuderande avsnitt går vi igenom vad som är högeffektiv feedback, hur du förmedlar sådan och varför detta kan vara väldigt krävande för DIG. 

Detta avsnitt zoomar in på en fallstudie vi gjort till förmån för gänget på IT-bolaget KnowIt, där vi nyligen gjorde ett lajvpodd-framträdande. Därför kretsar detta avsnitt om hur du ger och tar emot feedback när du som utvecklare granskar den kod som en kollega skrivit. Kan bli känslosamt det där.

Sebastian roll blir denna gång att som något av en isbrytare föra lyssnaren genom ett färgglatt scenario med hög igenkänningsfaktor för folk i IT-branschen, och utanför! Mathias drabbas av empati inför antagonisten i dramat och reflekterar vidsynt kring skillnaden mellan feedback och bekräftelse.

Ja ni hör - detta är ett drabbande avsnitt du inte vill missa, precis som ett stycke välformulerad och med empati marinerad konstruktiv feedback!

Skämt åsido, om du får kass feedback från kollegor eller din familj då kommer detta avsnitt hjälpa dig hjälpa dem att bli bättre. Om du i din yrkesroll behöver stödja snarare än beordra medarbetare i att jobba annorlunda då är detta avsnitt som klippt och skuret för dig!

Du hittar Det handlar inte om Dig-podden i din podcast app och via vår webb.

Förresten - vill du att din chef sponsrar ett eget avsnitt, bara för ert företag/avdelning/team? Kanske vill ni ha en lajvpodd med Det handlar inte om Dig? Hör av dig så syr vi ihop något:

https://www.linkedin.com/in/sebsjoberg/

https://instagram.com/dhiod_podden

Vad är högeffektiv feedback?

Feedback är inte bekräftelse. Feedback är relevant information om hur något förhåller sig till förväntan och specifikation, och vad som bör göras för att höja rätt kvalité. Om de olika parterna har skiljda uppfattningar om vad som förväntas, hur specifikationerna skall tolkas och vilken kvalité som är bäst så kommer det att bli friktion. Är det vanligt?

Högeffektiv feedback innebär att du bygger en bro över den avgrund som utgörs av din och din motparts skiljda uppfattningar över till motpartens världsbild och förankrar dina förbättringsförslag i vad denne tycker, känner och ser. Detta kräver en grov dos empati och tålamod av dig som ger feedback, då det innebär att du stiger ner från din barrikad om vad som är rätt och fel och bygger bo i motpartens tolkning av situationen. Vilket kan känns som något av en förlust.

Dock uppstår då möjligheten att plantera ett frö, din feedback, som kan växa i motpartens egna mylla och där leda till faktisk beteendeförändring och ett genuint nytt åtagande från motparten i din önskade riktning.

I detta tämligen fiktiva scenario har vi två aktörer - Erik och Anna.

Erik kör sitt eget race, vill jobba snabbt och vill alltid vidare. Regler, standarder och enligt honom mundana saker så som framtida underhåll av kod tycker han utgör "onödig byråkrati". Anna är också utvecklare men en mer senior sådan och besitter stor kunskap om hela systemet som Erik och andra kollegor jobbar i. Hon är erfaren, är bra på att se risker och gillar att jobba förebyggande. Samtidigt vill hon undvika konflikter och tar det därför försiktigt när det kommer till att framföra feedback.

Precis så här är det. För inte första gången skiljs Erik och Anna åt, båda känner sig trampade på och ingen förståelse för den andre har uppstått. Ingendera av parterna lyssnar faktiskt på varandra - de argumenterar från varsitt håll om hur de ser på och värderar situationen, utan att beakta den andres perspektiv. Känns detta igen?

Om vi ska göra en lite snabb analys enligt Avokadometoden av vad som händer här så klarnar ovan bild: Detta är vad vi kan se på ytan, det påtagliga och mätbara. Eriks beteende utgår från hans individuella prestation, medan Annas agerande strömmar från hennes värnande om helheten och en vilja att undvika problem längre fram. Men var kommer detta ifrån?

Bakom beteendet (det hårda skalet på en avokado då alltså... #avokadometoden) finns den mjuka frukten - själva behoven som ger upphov till vad vi gör, säger och hur vi tolkar situationer!

I denna behovskartläggning kan vi nu konstatera att Erik inte ignorerar Annas feedback på grund av förakt eller något annat som har med Anna att göra. Han bortser från hennes rekommendationer därför att Erik vill vara bäst, på egen hand. Det är vad han sätter status i. Han identifierar sig med och vill tillhöra en elit av kodare som arbetar på cutting edge tech-bolag, och han anammar deras filosofier och tillvägagångssätt även om hans arbete är av annan typ.

Innerst inne, och kanske är detta Eriks Svarta Svan (den hårda kärnan i den gyllene avokado-metaforen, den dolda drivkraft som ger upphov till både behov och beteenden), plågas han dock av tvivel. Han är rädd för tanken på att han kanske inte är bäst, att han i själva verket är något av en medelmåtta. Risken att hans arbete, och därigenom han själv, anses vara mediokert är för honom en närmast olidlig tanke. Därför väljer han att i alla lägen han kan optimera för sitt egna personliga utförande, kanske på bekostnad av hur detta påverkar helheten. Han upplever sig ej ha råd med att ta sådan hänsyn, då det skulle sakta ner honom och hindra honom från att prestera så bra som han vill.

Anna däremot sätter prestige i att just värna om helheten, hon värderar inte enskilda funktioner särskilt högt. För henne är allting väldigt relativt och hon har ingen tid över för individer som har något att bevisa om detta gör deras kod svår att underhålla nästnästa kvartal när någon annan team-medlem ska in och göra en uppdatering. Flera gånger har Anna tänkt för sig själv att om hon valt en militär karriär hade det varit som kvartermästare - ansvar över trossen och logistiken.

Bakom detta finns också något av en Svart Svan, nämligen en otrygghet inför att inte veta vad som kommer att hända. Anna är inte riskbenägen, och har gjort detta till något av en styrka. För att bli trygg behöver hon ha tänkt efter före, arbetat proaktivt och optimerat hela systemet för robusthet snarare än högsta möjliga kapacitet. Då, och bara då, känner hon sig lugn.

Så vad vore då ett bättre, ett mer effektivt, sätt för Anna att bemöta Erik?

Vi rekommenderar dig som läser detta att lyssna en extra gång på denna delen av avsnittet för att till fullo fånga hur vi jobbar med tonläge och betoning när du levererar din feedback. Ett enda litet uns av sarkasm förtar nämligen hela effekten. Du vill låta nyfiken, neutral och öppnande. Ja, det hjälper att öva framför spegeln.

I denna sekvens av feedback använder vi några av de förhandlingstekniker som finns i Avokadometoden. Anna öppnar med en beskrivning:

Det verkar som att valde att beakta vissa delar av den feedback du fick.

Anna säger "...verkar som". Alltså inte ett definitivt konstaterande. Hon bjuder in Erik till att berätta mer om hur han prioriterar, hur han tänker. Eftersom hon undviker att låta sarkastisk så låter ovan inte som att hon säger "Du gjorde en sak men struntade i resten!". Erik bjuds nu in till att dela med sig av sitt resonemang, vilket hjälper Anna förstå vad han värderar.

När det kommer till underhåll av denna kod, hur har du tänkt då?

Återigen, här ser Anna till att inte låta varken menande eller dömande. Det är en ärlig och öppnande fråga, det vill säga en fråga som inte med lätthet kan besvaras med ett "ja" eller ett "nej". Detta hjälper motparten att berätta mer om denna sak, och bjuder in till att argumentera för varför detta är mindre viktigt än något annat. Anna får nu mer och mer inblick i vilka kvalitéer som är viktiga för Erik, vilka avvägningar eller "trade-offs" han är villig att göra och på vilken grund. Hon börjar fatta vilka Erik jämför sig med (cutting edge tech-bros i Silicon Valley) och hon anar vad hans Svarta Svan består av (rädslan för att vara en medelmåtta).

På vilket sätt kan jag göra "den onödiga byråkratin" mindre kvävande för dig?

Genom att använda Eriks egna ord (som alltså Anna verkligen inte håller med om!) visar hon att hon går honom till mötes, att hon fattar hur han ser på situationen. Erik känner sig nu sedd och på djupet bekräftad, då någon som inte alls delar hans världsuppfattning likväl och nog förbannat kan se på läget från hans perspektiv! Han blir lite paff, och lite glad. Och plötsligt pratar Erik och Anna om hur kodgranskning dem emellan kan bli så effektiv som möjligt, hur de gör det mesta möjliga av sina olika kompetenser och vad som är rimliga prioriteringar. Den riktiga förhandlingen börjar nu, när den Svarta Svanen fått komma fram.

Högeffektiv feedback är en brygga till motpartens världsbild, byggd med plankor av aktiv empati. Om du vill få inte bara ytlig acceptans (compliance) men ett faktiskt åtagande (COMMITMENT!) från motparten, då måste du möta denne i sitt perspektiv. Det är förmodligen en vilt främmande plats från din egen hemvist, och kan bara uppnås om du för stunden och med ditt högre syfte i åtanka kan droppa ditt ego och hänsynsfullt turista i motpartens tolkning av situationen.

Detta innebär högst förmodligen att du kommer att behöva gå miste om vem som har rätt i läget. Anna tycker verkligen att standarder, regelverk och att optimera för underhåll av kod är jätteviktigt. Men det gör inte Erik. Om hon vill få honom att självmant åta sig att arbeta med större hänsyn till dessa kvalitéer (alltså vinna hans commitment, hans åtagande) behöver hon låta Erik känna att han också har rätt, att hans värdering av situationen är giltigt och legitimt. När han känner sig sedd i detta gengäldar han till Anna med större gehör för hennes argument, och de kan föra en praktisk förhandling om prioriteringar och kvalité.

Det här är inte komplicerat, men det är baske mig inte heller lätt då det kräver att du släpper din prestige till förmån för att uppnå ditt önskade resultat med motpartens aktiva hjälp. Du slipper tvinga folk, då du istället kan mobilisera dem från deras egna behov och världsåskådning.

Avslutningsvis vill vi passa på att understryka att detta sätt att stödja beteendeförändring på kallas förtroendebaserat inflytande.

Med hjälp av Avokadometoden släpper vi vår egna prestige, bygger förtroende hos motparten och stöttar nya beteenden utifrån en djup behovsförståelse. Framför allt värnar vi om den långsiktiga relationen mellan oss och motparten, vi tar ansvar för inte bara vårt egna resultat men också motpartens behov.

Detta är varför vi som använder detta tillvägagångssätt inte är manipulatörer, då vi ej missbrukar dessa tekniker för vår egen vinning och utan hänsyn till hur detta får andra att må. Det här är svårare, mer hållbart och sättet på vilket du bygger både sunda och högt samverkande relationer som håller i ur och skur.

Tack till dig som läser detta vårt nyhetsbrev och som lyssnar på podden. Vi hörs nästa vecka!

/Sebastian & Mathias

PS. Om du läst så här långt är du bedömt lite sugen på att din chef sponsrar ett eget avsnitt för ditt team, eller kanske en lajvpodd. Hör av dig direkt till oss nedan så pratar vi om hur vi får detta att hända:

https://www.linkedin.com/in/sebsjoberg/

https://instagram.com/dhiod_podden